Yıllık İzindeyken Hastalık Raporu Alan Memur Ne Yapmalı?

Yıllık izindeyken hastalık raporu alan memur, raporu yalnızca saklamakla yetinmemelidir. Raporun nereden alındığı, kuruma ne zaman bildirildiği ve usulüne uygun olup olmadığı; raporlu günlerin yıllık izinden düşülüp düşülmeyeceğini doğrudan etkiler.

Temel ilke, usulüne uygun kabul edilen hastalık raporunun ilgili süre için hastalık iznine çevrilmesidir. Böylece memur, fiilen raporlu olduğu günlerde yıllık izin kullanmış sayılmaz. Ancak özellikle yurt dışından alınan raporlarda dış temsilcilik onayı ve süre bakımından ek işlemler gerekir.

Son güncelleme: 22 Eylül 2026

Yıllık izin ve hastalık izni neden ayrı değerlendirilir?

Yıllık izin, memurun dinlenmesi amacıyla verilen bir haktır. Hastalık izni ise sağlık raporunda gösterilen ihtiyaç üzerine verilen, aylık ve özlük haklarının korunmasına yönelik ayrı bir izin türüdür. Bu nedenle memurun önceden onaylanmış yıllık izninde hastalanması, raporun kabul edilmesi halinde o günlerin yıllık izin olarak tüketilmesi sonucunu doğurmamalıdır.

657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 102. maddesi yıllık izin sürelerini; 105. maddesi ise hastalık raporuna dayalı hastalık iznini düzenler. Somut olayda raporun geçerliliği, süresi ve bildirim biçimi incelendikten sonra personel birimi yıllık izin kaydını düzeltir. Kullanılamayan izin günlerinin ne zaman kullanılabileceği ise kurumun izin planı ve amirin uygun görmesi çerçevesinde belirlenir.

657 sayılı Kanun – 102 ve 105. maddeler

Bu ayrım, yalnızca izin bakiyesi için değil, bordro ve özlük dosyası bakımından da önem taşır. Raporlu günler kurum sisteminde yanlışlıkla yıllık izin görünmeye devam ederse izin bakiyesi eksik görünebilir. Bu nedenle işlemden sonra e-izin kaydı, onay belgesi ve personel birimi kaydı karşılaştırılmalıdır.

Yıllık izin hastalık iznine nasıl dönüşür?

Yıllık iznindeyken rahatsızlanan memur, yetkili sağlık kuruluşundan aldığı raporu kurumuna sunar. Raporun ilgili mevzuata ve kurum uygulamasına uygun bulunması halinde raporlu günler hastalık izni olarak işlenir. Bu durumda yıllık izin bakiyesi, raporla çakışan günler kadar yeniden değerlendirilir.

İşlem otomatik değildir. Raporun kurum kayıtlarına girmesi, personel birimince incelenmesi ve gerekli onayların tamamlanması gerekir. Bu nedenle tatil dönüşünü beklemek yerine, mümkün olan en kısa sürede kurumla iletişim kurulmalıdır.

Rapor kabul edilmeden izin gününü kendiniz uzatmayın

Rapor alınmış olması, memurun kendi kararıyla yıllık izin bitiminden sonra göreve başlamayabileceği anlamına gelmez. Raporun kuruma ulaştırılması ve kurumca işleme alınması gerekir. Özellikle izin bitiş tarihi, rapor başlangıç veya bitiş tarihiyle çakışıyorsa amire ve personel birimine aynı gün bilgi verilmesi güvenli uygulamadır. Kurumdan gelen talep doğrultusunda raporun aslı, e-rapor kaydı, tercümesi veya ek onayı sunulmalıdır.

Bildirimde hangi bilgiler bulunmalı?

Bildirim kısa fakat açık olmalıdır: memurun adı-soyadı, birimi, izin başlangıç ve bitiş tarihi, raporun düzenlenme tarihi, raporlu gün sayısı, raporun hangi sağlık kuruluşundan alındığı ve ulaşılabilecek iletişim bilgisi belirtilmelidir. Yurt dışı raporunda ülke bilgisi ile dış temsilciliğe başvuru durumu da eklenmelidir. Belgenin fotoğrafı veya taraması hızlı bildirim için yararlı olabilir; ancak kurum aslı veya doğrulanabilir elektronik kaydı isteyebilir.

Yurt dışında alınan raporda özel kurallar

Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğünün güncel görüşüne göre, yıllık iznini yurt dışında geçirirken hastalanan memurun raporu dış temsilcilikçe onaylanmalı ve bu onaydan sonra en geç yıllık iznin bitim tarihinde disiplin amirine ulaştırılmalıdır. Dış temsilcilik onayında, raporun ve rapor süresinin ilgili ülke mevzuatına uygun olduğunun belirtilmesi halinde rapor hastalık iznine çevrilebilir.

İlgili ülkede tek hekim ve heyet raporu ayrımı varsa süreler buna göre değerlendirilir. Örneğin sadece tek hekim raporunun öngörüldüğü bir ülkede 40 günü aşan rapor söz konusuysa, dış temsilcilikten yerel mevzuatta heyet raporu bulunmadığına ilişkin teyit istenebilir.

Yerel Yönetimler – yurt dışı rapor görüşü

Dış temsilcilik onayı neden aranır?

Yurt dışında düzenlenen raporun Türkiye'deki özlük işleminde kullanılabilmesi için belgenin düzenlendiği ülke bakımından güvenilirliğinin ve rapor süresinin yerel mevzuata uygunluğunun teyidi gerekir. Dış temsilcilik onayı, raporun kendiliğinden her yönüyle kabul edildiği anlamına gelmez; ancak kurumun belgeyi değerlendirebilmesi için önemli bir dayanak oluşturur.

Rapor yabancı dilde düzenlenmişse kurum, işlem için Türkçe tercüme talep edebilir. Belgenin okunabilir kopyasını, pasaport giriş-çıkış kayıtlarını veya dış temsilcilik başvurusunu saklamak, sonradan istenebilecek açıklamalar bakımından faydalıdır. Uzun süreli raporlarda tek hekim/sağlık kurulu ayrımı da ayrıca sorgulanabilir.

Belge kontrol kartı

Tablo, belge hazırlığı için pratik bir ön listedir. Kurumunuz; raporun niteliğine, ülkeye ve kendi belge yönetimi usulüne göre ek evrak isteyebilir.

Adım adım yapılacaklar

1. Raporu yetkili sağlık kuruluşundan alın ve aslı/elektronik kaydını koruyun.
2. Mümkün olan en kısa sürede amirinize veya personel birimine bilgi verin.
3. Yurt dışındaysanız Türk dış temsilciliğine onay işlemi için başvurun.
4. Rapor, onay ve varsa tercüme belgelerini kurum kaydına sunun.
5. İzin dönüşünde bordro ve izin kaydında raporlu günlerin doğru işlendiğini kontrol edin.

Örnek senaryolar

İzin bakiyesi için üç pratik örnek

Örnek 1: Memurun 10 günlük yıllık izninin dördüncü gününde başlayan ve üç gün süren raporu, kurumca uygun bulunur. Raporla çakışan üç gün hastalık izni olarak işlenir; yıllık izin hesabında bu üç günün ayrıca değerlendirilmesi gerekir. Memur iznin kalan günleri sonunda göreve başlar veya kurumun izin planına göre kullanılmayan günleri daha sonra talep eder.

Örnek 2: Memur yurt dışında bulunduğu sırada beş günlük rapor alır ve aynı gün amirine bilgi verir. Dış temsilcilik onayı ile gerekli teyit tamamlanıp rapor kuruma zamanında ulaştırılırsa, kurum raporu hastalık izni yönünden değerlendirebilir. Onay veya belgenin süresinde sunulmaması halinde ise kurum ek belge talep edebilir; bu nedenle yalnızca rapor fotoğrafını göndermekle yetinilmemelidir.

Örnek 3: Rapor, yıllık iznin son iki günü ile izin sonrasındaki üç günü kapsar. Memur raporun tamamını gecikmeden bildirir; kurum raporu kabul ederse raporlu dönem hastalık izni olarak kaydedilir. Göreve dönüş tarihi, yıllık iznin ilk onayındaki tarihe değil, onaylanmış hastalık izninin bitiş tarihine göre belirlenir. Kesin kayıt için amirin ve personel biriminin cevabı beklenmelidir.

İşlem tamamlandıktan sonra ne kontrol edilmeli?

Rapor teslim edildikten sonra personel sistemindeki izin türü, başlangıç-bitiş tarihleri ve kalan yıllık izin bakiyesi kontrol edilmelidir. Personel biriminden işlem sonucunu yazılı veya kurumsal sistem üzerinden görmek, ileride izin planlaması yapılırken uyuşmazlık yaşanmasını önler. İzin kaydı veya rapor süresi yanlış görünüyorsa, rapor ve onay belgeleri eklenerek gecikmeden düzeltme talep edilmelidir.

Hastalık raporunun mali sonuçları ile izin kaydı aynı işlem değildir. Raporun türü, süresi ve diğer şartlar bakımından maaşta uygulanabilecek kurallar ayrı değerlendirilir. Bu nedenle bordroda bir değişiklik görülürse, bunun yıllık izin kaydından mı yoksa hastalık iznine ilişkin ödeme unsurundan mı kaynaklandığı tahakkuk birimine sorulmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Raporu izin bitiminden çok sonra kuruma vermek,
• Yurt dışı raporunda dış temsilcilik onayını atlamak,
• Raporun yıllık izni kendiliğinden uzattığını varsaymak,
• İzin ve bordro kaydını sonradan kontrol etmemek.

Amir ve personel birimiyle iletişim nasıl kurulmalı?

Rapor sürecinde en güvenli yol, hızlı bilgi vermek ve yazılı kayıt bırakmaktır. Telefonla haber vermek yararlı olsa da kurumsal e-posta, elektronik belge sistemi veya kurumun belirlediği izin uygulaması üzerinden yapılan bildirim sonradan doğrulanabilir. Bildirimde raporun hangi tarihler arasını kapsadığı, belgenin nerede düzenlendiği ve ek belge gerekip gerekmediği açıkça sorulmalıdır.

Memurun görev yerine dönmesi gereken tarihte rapor hâlâ devam ediyorsa, amirine yeniden hatırlatma yapmak uygun olur. Rapor bitmeden veya kurumdan farklı bir talimat gelmeden yeni bir yıllık izin planı yapmamak gerekir. Kurum, raporu değerlendirdikten sonra görev dönüş tarihini ve yıllık izin bakiyesini bildirmelidir. Bu bildirim gelmezse personel biriminden kayıtların güncellendiğine dair teyit istenebilir.

Bir uyuşmazlık ortaya çıktığında; raporun aslı veya doğrulanabilir kaydı, bildirim e-postası, dış temsilcilik onayı, tercüme ve izin onayı aynı dosyada saklanmalıdır. Bu belgeler, hangi günlerin yıllık izin hangilerinin hastalık izni olarak değerlendirilmesi gerektiğini somutlaştırır. Sözlü bilgi yerine belgeye dayalı işlem talep etmek hem memur hem idare için süreci daha şeffaf hale getirir.

İlgili rehberler

İşlemi doğru değerlendirmek için yıllık izin kuralları ile hastalık raporunun mali etkisini birbirinden ayırmak gerekir. Aşağıdaki rehberler, bu yazıdaki konuyu tamamlayan ayrıntıları içerir:

Memur yıllık izin: süre, devir ve kullanım Heyet raporu ve maaş kesintisi İl dışında alınan raporun geçerliliği

Rapor ve izin işlemlerinde süreyi belgelemek önemlidir. Kuruma gönderilen bildirim ile raporun düzenlenme, dış temsilcilik onayı ve teslim tarihleri farklı olabilir. Bu tarihler kayıt altındaysa personel birimi hangi günlerin hangi izin türüne dönüştürüleceğini daha sağlıklı belirler. Özellikle yurt dışı seyahatlerinde dönüş tarihini beklemeden belge sürecini başlatmak, izin bakiyesinin doğru korunmasına yardımcı olur.

Yıllık iznindeyken hastalanmak, izin hakkının tamamen kaybedildiği anlamına gelmez. Raporun doğru zamanda ve doğru belgelerle kuruma sunulması, raporlu günlerin hastalık izni olarak değerlendirilmesi için en önemli adımdır.

Bu rehber genel bilgilendirme içindir; kurumunuzun izin ve rapor uygulamasını personel biriminden yazılı olarak teyit edin.